PERKEMBANGAN
SISTEM INFORMASI
DAN
IMPLEMENTASINYA PADA KEGIATAN KANTOR
Oleh
Naufal Fariz
Program Studi D4 Administrasi Bisnis
Jurusan Admnistrasi Niaga
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
ABSTRACT
Infromation system is a
combinination from the information technology and the human activity who used
technology for completed their activity especially in their operation in
management. In a very general, everyone who need to doing woek, always use
information system as their compenent to help their work. Now, we know that
information system going to be a huge thing and really important that people
cant it to far from it. When information system become that really important in
a company of course have to realize that they need to accept and bring it ti
make their employee do their job well. The implementation is the way that a
company need to do with Information. System to make their company acceptable
and succesful in this century.
Key word: System Information, Manajement, Operasional Office, Work,
Tecnology
PENDAHULUAN
Pada zaman globalisasi ini,
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin pesat. Pada ilmu
pengetahuan menawarkan banyak kemudahan bagi setiap orang untuk menjalankan
aktivitas. Perkembnagan ini menjadi peluang baik bagi dunia kerja untuk
kemudian memanfaatkannya dalam membantu pekerjaan kantor. Perkembangan yang
terjadi pada peradaban manusia diikuti juga oleh perkembangan dalam penyampaian
sistem informasi. Yang mana sistem informasi ini merupakan suatu kebutuhan yang
krusial bagi semua orang. Dengan tingginya kebutuhan informasi bagi setiap
individu, semakin cepat pula perkembangan yang terjadi dalam sistem informasi.
Dalam sebuah kegiatan di lingkunga
suatu kantor, penting sekali untuk memperhatikan bagaimana cara penerapan
sistem informasi yang terdapat didalamnya untuk menjadikannya sebagai penunjang
yang baik bagi operasi kegiatan kantor. Sebuah kantor yang baik tentu akan
mempertimbangkan masalah ini untuk memberikan fasilitas yang sangat baik bagi
para pegawainya. Selain itu, sistem informasi dapat menajdi tolak ukur kinerja
dari seorang pegawai dalam menghasilkan sebuah output bagi perusahaannya. Hal
ini tergantung pada penerapan sistem informasi nya itu sendiri.
Kemudian, perkembangan yang terjadi
dalam sistem informasi ini menjadikan seorang manajer dalam tugasnya untuk
mengambil keputusan dan menjadi lebih baik dan disiplin. Dalam menentukan
keputusan juga, manajer dituntut untuk bisa menyimpulkan berdasarkan
informasi-informasi paling akurat yang didapatkannya.
Perusahaan yang baik biasanya
mempunyai kewajiban untuk memberikan fasilitas sebaik-baiknya untuk karyawan,
termasuk dalam sistem informasi ini. Sayangnya, masih kurangnnya pengetahuan
perusahaan atau kantor. Dengan masalah yang timbul tersebut, penulis bermaksud
untuk membahas mengenai pengimplementasian sistem informasi yang baik di sebuah
perusahaan. Hal ini, dilaksanakan untuk memberikan informasi dan tentunya bisa
menjadi pertimbangan bagi perushaan dalam menerapkan sistem informasi secara
baik. Metedologi yanag dilakukan oleh penulis bersumber dari banyaknya jurnal
dan buku referensi.
PEMBAHASAN
Pengertian
Sistem Informasi
Informasi yang berarti adalah sebuah
pesan yang disampikan dari satu pihak kepada pihak lain dalam berbagai bentuk.,
seperti data atau yang lainnya melalui berbagai cara, dalam pengaturannya
menggunakan banyak sistem. Dalam hal ini disebut sebagai Sistem Informasi.
Sistem Informasi sendiri merupakan sebuah aturan atau sistem yang diterapkan
dalam pengumpulan informasi untuk menajadikan informasi tersebut menjadi lebih
terkoordinir dan menjadi lebih berguna.
Sistem informasi ini dalam
penggunaanya menggunkan komponen-komponen yang berfungsi untuk menunjang
pelaksanaanya, yaitu Perangkat Keras Komputer dan Perangkat Lunak (Umum,
Terapan, atau sistem aplikasi).
Perkembangan Sistem Informasi
Dengan berkembangnya zaman golbalisasi, teknologi dan ilmu
pengetahuan semakin berkembang. Segala kegiatan yang awalnya tidak mempunyai
sangkut paut yang berarti dengan teknologi, dewasa ini menjadi salah satu komponeny.
Informasi dan teknologi menjadi salah satu kesatuan yang tidak dapat
dipisahkan. Menurut Chrisyanti (2004), Perkembangan
yang terjadi dalam dunia teknologi menjadi sarana yang berperan penting dalam
sistem informasi yang dalam masa pengembangannya diikuti dengan faktor pelaku
dan media. Media ini menjadi sarana pendukung yang dalam penggunaannya dapat
digunakan untuk memenuhi infrastruktur system yang akan dikembangkan.
Sebuah informasi dalam
penyampaiannya mengandung banyak elemen yang biasanya terdiri dari visual,
audio, kinerika dan lainnya. Pun dengan media, menurut Dessler (2006) yang digunakannya terdiri dari banyak jenissnya, untuk penggunaan
informasi dalam dunia perkantoran misalnya, media yang digunakan bisa computer,
telepon, fax, dan lainnya. Penggunaan media dalam sistem infromasi biasanya
digunkan sesuai aturan yang terdapat dalam buku panduan atau operational book.
Pengelola sebuah sistem informasi dalam kegiatan suatu manajemen
perkantoran secara umum biasa disebut dengan pengelola sistem, pemakai ataupun
penerima. Pengelolaan sebuah sistem informasi ini dilaksanakan oleh personil
Tecnology Information (IT). Pemberi ataupun penerima sistem informasi dalam
sebuah kegiatan perkantoran bias dilakukan oleh orang yang berkewenangan melakukan
tugas tersebar sesuai dengan tunutunan yang menghatruskannya. Batasan-batasan
mengenai siapa yang berwenang terhadap pengguna sistem informasi dalam kantor
tidak bias secara rinci untuk diuraikan karena hal tersebut sesuai dengan
manajemen yang berlaku dalam perkantoran tersebut.
Dalam
perkembannya juga, menurut Nugraha (2013),
suatu sistem informasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya:
1.
Produktifitas
Banyak sekali
informasi yang setiap harinya dibutuhkan oleh setiap orang, dan lebih cepat
didapat informasi itu, lebih baik juga
untuk kelancaran suatu kegiatan organisasi. Hal ini tentu juga berdampak
terhadap orang yang berada dibalik pengoperasian sistem informasi, yaitu
analisis dan programmer, harus lebih produktif terhadap pengembangan sistem
informasi tersebut untuk bias menyesuaikan.
2.
Reliabilitas
Lamanya waktu
yang digunakan secara umum untuk melakukan testing terhadap pengembangan sistem
informasu yang mencpai 50% dari total waktu, harus menjadikan para pengembang
sistem informasi tersebut untuk memudahkan cara mengakses sistem tersebut
menjadi lebih baik untuk meminimalisir penggunaan waktu.
3.
Maintabilitas
yaitu perawatan yang dilakukan
terhadap sistem informasi tersebut yang mencakup modifikasi sesuai perkembangan
perangkat dan juga sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Hal lainnya yang juga
bias membantu adalah revisi.
Karakteristik
Sistem Informasi
Sistem
informasi dalam melakukan tugassnya mengenai pengambilan keputusan terstruktur pada
manajemen kontril dan tugas operasionalnya. Sistem informasi juga biasanya ikut
serta dalam proses perencanaan suatu keputusan. Dijelaskan menurt Muditomo (2013)
Karakteristik-karekteristik sistem informasi yaitu:
1.
Untuk
menampilkan atau menggambarkan fike beserta data informasi yanf terdaoat di
kantor
2.
Tugasnya secara
umum yaitu untuk menunjang pengawasan terhadap kegiatan operasional
3.
Nodel yang ada
untuk menampilkan data re;atif sederhana dan terstruktur.
4.
Kemampuan
terhadap analisa cenderung sedikit.
5.
Pengambilan
keputusan yang didapat tepat dan teratur.
6.
Hasil dari
keputusan yang didapat tepat dan teratur.
7.
penyajian
laporan dilampirjan secara periodic.
Ciri-ciri
Sistem Informasi
Dalam hal ini, Menurut Gibson
(2004) ciri-ciri Sistem Informasi sebagai berikut:
1.
sistem terdiri dari komponen yang satu sama lain saling
bereaksi seingga menjadi satu kesatuan.
2.
sisteem yang melakukan pembatasan dengan sistem lua yang
berbeda untuk menimbulkan kesatuan dengan sistem sejenis.
3.
mempengaruhi operasi sistem yang berada dalam ruang
lingkupnya.
4.
berperan sebagai konektor atau media pengubung diantara
sebuah sistem dengan sub sistem.
5.
mengasilkan energi dari sistem berupa signal input dan
maintenance input.
6.
memberikan hasil keluaran berupa informasi yang berguna
untuk digunakan dalam perusahaan.
7.
mengubah data menjadi lebi berguna.
Unsur-Unsur
Sistem Informasi
Dijelaskan menrut Hills (2016) Sebuah
sistem Informasi dapat dikatakan baik bila memenui unsur-unsur berikut:
1.
Fleksible, untuk memudahkan dalam penggunaannya bilamana
keadaan sering berubah.
2.
Adaptif, mudah untuk melakukan adaptasi sekalipun tanpa
mengubah sistem utama yang terlebih dahulu telah dibuat.
3.
Sistematis, dibuat dengan tatanan supaya memudahkan
penggunaannya.
4.
Fungsional, dapat mencapai fungsi ataupun tujuan yang
sebelumnya telah ditentukan oleh pihak perushaan.
5.
Sederhana, harus mudah dipahami oleh semua pihak yang
bersangkutan.
6.
Memanfaatkan Sumber Daya yang optimal supaya lebeih
efektif dan efisien.
Komponen Sistem
Informasi
Dalam hal ini, menurut Mc.
Leord (2000) Berikut adalah
komponen-komponen yang memiliki sangkut paut terhadap sistem informasi:
1.
Hardware, berupa perangkat keras yang dalam komponen
sistem informasi ini terdiri dari komponen, printer, jaringan dan laiinya.
2.
Software, berupa sekumpulan aturan atau fungsi
berdasarkan ketentuan yang telah diterapkan. Software ini dalam penggolongannya
dibagi menjadi sistem operasi, aplikasi, dan bahasa.
3.
Data, merupakan komponen dasar yang kemudian dalam
prosesnya akan diolah sehingga menjadi informasi yang dapat lebih berguna untuk
digunakan.
4.
Prosedur, berupa operasional book ataupun dokumentasi
sebagai pedoman dalam sistem informasi.
5.
Manusia, yaitu makhluk hidup yang menggunakan sistem
informasi dan dalam dunia kerja memiliki kedudukan, seperti operator, pemimpin
pengaturan sistem.
Tahap
Pengembangan Sistem Informasi
Sistem
Informasi dalam prosesnya dilakukan melalui beberapa tahapan untuk kemudian
mendapatkan hasil yang paling rinci dan jelas. Menurut Zainun (2004) proses
tahapan ini biasanya menyesuaikan dengan keadaan perusahaan tersebut yang
mencakup beberapa hal, yaitu:
1. Kebutuhan organisasi yang strategis.
2. Aspek pendukung organisasi yang bentuknya
legal.
3. Umpan balik dari para karyawan.
Adapun pengembangan lengkap mengenai suatu perusahaan
berdasarkan analisa kompetensi ini bisa dilihat dari faktor infrastruktur,
sumber daya, produk layanan, atau kepuasan dari pelanggan. Dijelaskan oleh Tobing (2007), tahap
pengembangan bagi suatu sistem informasi
sebagai berikut:
1. Planning (Perencanaan)
Tahap yang merupakan rangkaian atau kumpulan
ide yang menjadi latar belakang terhadap rencana yang akan dilakukan. Bila
sebuah rencana dilakukan secara matang pada tahun ini, beberapa keuntungannya
adalah:
a.
Jelasnya ruang lingkup dan proyek yang akan dikerjakan,
sehingga ketika pelaksanaanya, tidak akan ada bagian yang tidak bisa dikerjakan
dengan baik.
b.
Mengurutkan kegitan yang akan dilakukan untuk melakukan
rencana tersebut. Biasanya tahap ini membuat kita melakukan skala prioritas
terhadap kegiatan-kegiatan tersebut, mana yang harus diutamakan dan yang
penting.
c.
mempermudah dalam mengidentifikasi wilayah ataupun area
yang potensial terhadap permasalahan.
d.
Adanaya pengendalian yang bisa kita jadikan antisipasi
bilamana dalam perlaksanaannya kita mendapatkan hal-hal yang tidak
direncanakan.
2. Analysis (Analisis)
Dalam tahap analisis ini, terdapat 2 aspek
penting, yaitu manajemen dan teknologi. Tahap ini berguna untuk mengetahui
peran teknologi yang paling memiliki kesamaan atau relevansi terhadap
fungsi-fungsi terkait dunia bisnis. Dalam setiap analisis ini, terdapat
kegiatan yang mencakup:
a. Mengoraganisasikan Tim dalam Proyek.
b. Melakukan penetapan terhadao rencana
penelitian.
c. Mendefiniskan informasi yang dibutuhkan.
d. Menyiapkan usulan untuk rancangan sistem.
e. Melakukan verivikasi terhadap rencana sistem.
3. Design (Perancangan)
Dalam tahap ini, dilakukan perangangan
terhadap komponen-komponen yang dibutuhkan mengenai sistem terkait. Bagian
teknis biasanya merencanakan rancangan teradap teknologi informasi apa yang
akan dibangun. Seperti jaringan komputer, basis data lainnya.
Adapun dengan keikutsertaan bagian manajemen,
tim teknologo informasi mealakukan perancangan terhadap komponen organisasi
yang memiliki keterkaitan. Seperti pengaruh dari perancnagan, omplemntasi, dn
kontruksi.
4. Kontruksi (Pembangunan Fisik)
Setelah apa yang dilakukan dalam tahap design,
selanjutnya terhadap pembangunannya. Teknisi yang mengemban tanggung jawab
paling besar dalm bidang ini. Perwujudanya harus bersifat konseptual dan dalam
skla yang telah detail dan dalam skala yang llebih detail dan terstruktur.
Tahap kontruksi ini merupakan tahap yang
melibatkan sumber daya paling besar. Baik itu merupakan sumber daya manusia,
waktu ataupun biaya perushaan. Kegiatan kontruksi harus bisa terkendali dengan
baik dan penbgguna sumber daya juga harus disaring supaya lebih efektif dan
efisien. Tahap kontruksi paling akir ini biasanya merupakan uji coba terhadao
sistem informasi yang sedang dikembangan.
5. Impelentasi
Merupakan tahap yang dalam pelaksanaanya
membutuhkan pemikiran paling kritis, karena sistem informasi tersebut akan
dipergunakan dalam organisasi. Dalam implementasinya, mencakup hal-hal berikut:
a. Melakukan penentuan terhadap waktu
implementasi yang tepat.
b. Pemberitahuan terhadap waktu yang telah
ditentukan tersebut.
c. Meyiapkan sumber daya yang dibutuhkan, berupa
perangkat lunak atau keras.
d. Mempersiapkan database yang dibutukan
e. Mempersiapkan peralatan berupa fasilitas
fisik.
f. Memberikan pelatihan terhadao impelementasi.
g. Mempersiapkan waktu yang teoat untuk peralihan
sistem.
Pemberian pelatihan untuk melakukan
implementasi harus dilakukan untuk memperlancar kegiatan dan juga sbeagai
antisipasi bilamana terjadi kegagalan atau hal-hal yang tidak diinginkan.
Pelatihan juga dapat berguna supaya adanya pemahaman yang jelas terhadap sistem
yang baru dan memeliaranya dengan cara yang baik.
6. Pasca Impelementasi
Tahap ini dalam kegiatanya berguna menentukan
pemeliharaan sistem yang dikelola. Sistem informasi harus bisa melakukan
pembaruan sesuai denan perkembangan yang terjadi. Biasanya dakam pemeliharaan
ini meliputi modifikasi, penanganan fasilitas yang sudah rusak, dan yang
lainnya. Disini juga biasanya dilakukan dokumentasi untuk mengetahui seberapa
jauh pemahaman pengguna terhadp sistem informasi yang sedang digunakan.
Jenis Sistem
Informasi
Sistem informasi terbagi menjadi beberapa
jenis. Dalam penggunaanya sistem informasi ini disesuaikan dengankebutuhan
permasalahan atau kantor yan besarnya terdiri dari fungsi atau spesifikasi
tertentu.
1.
Sitem Informasi Manajemen
Sistem informasi ini merupakan sistem infromasi yang
dalam pengimplementasiannya digunakan untuk ruang lingkup manajerial. Yaiutu
kalangan yang setiap individunya mempunyai posisi berarti dalam perusahaan
tempatnya bekerja.
Level Manajerial ini
anatara lain pimpinan perusahaan, manajer, ataupun pelaksana. Dalam fungsinya
sebagai individu yang mengatur bawahan, sistem informasi manajamen ini berperan
penting dalam hal:
a. Melakukan pengawasan atau memonitoring setiap
hasil dari anak buah.
b. Memberikan penilaian secara langsung kepada
bawahan.
c. Mempercepat proses pengambilan keputusan.
d. Menganalisa suatu masalah yang timbul dalam
perusahaan.
e. Menerima rekapitulasi laporan hasil kinerja
anak buah.
f. Melakukan fungsi pengawasan terhadap anak
buah.
g. Memberikan masukan atau saran terhadap atasan
untuk melakukan promosi jabatan.
h. Memberikan pertimbangan untuk kinerja yang
lebih baik dan buruk dari bawahan.
i. Terciptanya efisiensi dalam kegiatan
manajerial.
j. Menunjang kegitan operasional bagi suatu
perusahaan.
Adanya sistem informasi manajerial ini akan membantu
dalam memudahkan tugas pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih
efisien.
2.
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem ini dikembangkan dan diimplemntasikan dalam
memudahkan lalu lintas pekerjaan bagi mereka yang berda di level eksekutif.
Penentuan sebagai seorang eksekutif biasanya diklasifikasikan berdasrkan
persyaratan berikut
a.
Seorang petinggi atau CEO suatu perusahaan.
b.
Dewan direksi
c.
Memiliki hak peniuh terhadap atau perushaan, seperti
orang yang berinvestasi atasa perusahaan tersebut atau pemegang saham.
d.
Direktur untuk sebuah kantor cabang.
e.
Dewan Komisaris Perusahaan
Sistem Informasi Eksekutif dalam pengunaanya
biasanya menyangakut hal:
a.
Kinerja dan para manajerial, atau posisi dibawah
eksekutif itu sendiri.
b.
Kegiatan atau target suatu perusahaan selama periode yang
telah ditentukan.
c.
Finansial yang meliputi kestabilan keuangan dalam
perusahaan tersebut.
d.
Budaya ataupun lingkungan kerja ya ng tercipta di wilayah
perusahaan.
e.
Kredibilitas bagi suatu perusahaan di bursa saham.
Sistem informasi eksekutif ini berfungsi untuk
memudahkan para pekerja yang berada pada level ekeskutif untuk melakukan pemantauan langsung terhadap
perusahaan yang sedang mereka bawahi. Sehingga dengan mudah eksekutor ini bisa
melakukan feed back ataupun masukan
terhadap kesalahan dalam bekerja.
3.
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem ini merupakan sistem yang implementasi dari sistem
Informasi Manajemen dibidang perhitungan keuangan atau akuntansi suatu
perusahaan. Akuntansi yang berhubungan dengan masalah finansial ini merupakan
hal yang krusial dalam kelancarann suatu perusahaan.
Sistem ini membantu para
akuntan untuk melakukan tugasnya dengan baik dalam hal:
a.
Menampilkan data pembelian atau segala kegiatan uang
berhubungan dengan keuangan dalam perushaan tersrbut.
b.
Membantu mempercepat proses pengembalian keputusan yang
berhubungan dengan finansial.
c.
Menyediakan keterangan dari proses transaksi sebagai tanda
bukti bilamana diperlukan.
d.
Memperjelas mengenai pemakaian dan bilamana diperlukan
e.
Sebagai data dari hasli keuntungan atau kerugian
perusahaan.
Adanaya sistem informasi akuntansi ini
mempermudah perusahaan dalam melaksanakan pencatatan tutup buku di setiap akhir
tahun periode.
4.
Sistem Informasi Keuangan
Sistem ini biasanya merupukan impelmentasi
dari sistem dibawah manajemen, meskipun terkadang sistem ini berdiri sendiri
bagi sebagai perusahaan. Hal ini terantung kebijakan yang diberikan dalam
peushaan tersebut. Implementasi yang dilakukan sistem ini biasanya mencakup
hal:
a.
Melakukan pencatatan segala bentuk transaksi suatu
perushaan dalam periode tertentu.
b.
Mempermudah kegiatan kroscek
dari transaksi jual-beli.
c.
Membantu penghitungan pajak suatu perusahaan
d.
Memonitoring kegiatan pinjaman uang, potongan gaji, atau
kenaikan gaji.
e.
Dapat terintegrasi secara langsung dengan Sumber Daya
Manusi, terutama yang berkaitan dengan masalah gaji.
5.
Sistem Informasi Manufaktur
Sistem ini banyak dijumpai untuk perusahaan
yang bergerak dibidang produksi ataupun manufaktur. Fungsi dari sistem
informasi manufaktur ini yaitu:
a.
Melakukan pencatatan terhadap hasil yang diperoleh suatu
perushaan.
b.
Mencatat barang yang tidak lolos selekso atau tidak layak
untuk dilempar ke pasaran.
c.
Sebagai bahan analisa terhadap kebutuhan sumber daya
manusia dalam proses produksi.
d.
Melakukan pencatatan terhadap kebutuhan sumber daya
manusia dalam proses produksi.
e.
Melakukan pemcatatan terhadap kelebihan maupun kekurangan
dari kualitas barang yang dilempar ke pasar.
f.
Sebagai bahan pertimbangan untuk mengembangkan produk
yang akan dibuat dimasa selanjutnya.
6.
Sistem Informsi Sumber Daya Manusia
Sistem ini berhubungan dengan bagian Sumber Daya Manusia,
utamanya personalia atau HR dari suatu perusahaan atau organisasi. Dalam sistem
ini biasanya terdapat informasi berupa:
a.
Identitas karyawan yang bekerja di perusahaan
b.
Jabatan dan masa berlakunya
c.
Total gaji, bonus, tunjangan, dan masalah keuangan
lainnya
Manfaat dari Sistem Informasi Ini adalah:
a.
Membantu memberikan informasi hasil kerja dari setiap
karyawan
b.
Membantu personalia dalam menentukan pegawai mana yang
harus mendapat kenaikan gaji, bonus, dan kenaikan jabatan
c.
Melakukan evaluasi terhadap seluruh karyawan berdasarkan
hasil kerja
d.
Sebagai pertimbangan untuk melakukan perekrutan pegawai
baru
7.
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem informasi ini memberikan catatan penting untuk
perusahaan dari hasil penjualan mereka, yang meliputi:
a.
Banyaknya Produk yang berhasil dijual.
b.
Produk yang laris dan diterima dengan baik di pasaran.
c.
Prodk yang kurang diminati oleh pasar.
d.
Metode yang tepat untuk kemudian diterapkan dalam
kegiatan pemasaran.
e.
Feedback atau umpan balik pasar terhadap produk yang kita
pasarkan.
Selain itu, sistem ini ikut serta dalam membantu suatu
perusahaan untuk melakukan analisis terhadap pasar dan juga bagian riset untuk
melakukan pengembangan, pembarauan, dan inovasi produk yang telah mereka buat.
Dalam suatu perusahaan, seluruh Sistem Informasi tersebut
saling terintegrasi satu sama lain yang biasanya menjadi satu kesatuan bernama
Sistem Informasi Perusahaan. Dimana dari setiap sistem akan memiliki korelasi
sat sama lain.
Pengolahan Sistem Informasi Manajemen
Dalam pengolahan Sistem Informasi Manajem,
menurut Sutanta (2003) Setiap manajemen dalam sebuah perusahaan diberi tugas masing-masing
oleh perusahaannya, beberapa hal yang dilakukan untuk melakukan pengolahan
sistem informasi adalah:
1.
Pengembangan terhadap Sistem Informasi
Pihak-pihak yang terlibat secara aktif dan langsung dalam
proses pengembangan sistem informasi ini adalah manajer dan analisis sistem.
Dalam pelaksanaannya langkah yang harus dipelajari adalah:
·
Menentukan persyaratan dalam sistem
·
Studi tentang fasibilitas
·
Merancang dan menerapkan sistem yang telah ditentukan
·
Pemeriksaan mengenai keorganisasian
·
Pengetesan terhadap solusi
·
Konservasi
·
Implementasi Proyek
2.
Proses Pengelolaan daya
Proses kerja
pengelolaan data dalam sistem informasi merupakan kegiatan yang bersifat kontinu,
menurut Sangkala (2007) untuk penentuan cara supaya terlaksana pengelolaan data
yang efektif, dapat dilakukan pertanyaan – pertanyaan berikut:
a.
Informasi ataupun data yang dibuthkan untuk sistem
informasi tersebut?
b.
Bagaimana keadaan dari informasi ataupun data yang
dibutuhkan tersebut?
c.
Siapa objek yang membutuhkan informasi tersebut?
d.
Dimana tempat dari data tersebut dibutuhkan?
e.
Berapa banyaknya biaya yang dikeluarkan dari informasi
tersebut?
Pengendalian dalam Sistem Informasi
Pada dasarnya pengendalian yang dilakukan ini
bertujuan supaya sistem informasi dalam pelaksanaanya berada pada batas
prestasi. Menurut Rival (2004), sebuah operasi yang dilakukan harus terkendali sesuai batas untuk melakukan
tugasnya secara optimal. Dan menjaganya tetap dalam batas toleransi
Output
dari sebuah sistem informasi ini terkadang berjalan tidak sesuai dengan
prosedur, atau tidak terkendali. Jelas, hal ini membutuhkan aksi pengendalian
melalui mpan balik untuk mencegah hal-hal yang tidak sesuai tersebut
Supaya
sebuah sistem dapat berjalan secara baik dan terorganisir, maka harus mempunyai
standar keterukuran atau jangkauan, sebuah sistem informasi dan alat yang
tentunya membanu untuk mengoreksi kesalahannya. Hal tersebut menjadikan setiap
suatu pengoperasian suatu kegiatan harus bersifat terbuka.
Mengingat hal diatas, menurut
Priansa (2015) tentunya seorang manajemen yang baik hars bisa mengantisipasi
dan menangani segala kemungkinan gangguan yang terjadi. Berikut beberapa yang
dapat dilakukan dalam proses pengendalian adalah:
a.
Suatu ukuran yang bisa terhitung atau terjangkau dalam
pelakasanaannya.
b.
Adanya standar yang bisa dilakukan untuk merincikan atau
menjelaskan suatu hasil informasi secara detail.
c.
Adanya perbandingan anatara ekspetasi yang diinginkan
dengan apa yang dihasilkan secara nyata
d.
Laporan dari seorang manajemen, hasil dari pemahamannya
terhadap suat sistem informasi.
e.
Suatu tindakan yang bermaksud untuk memperbaiki atau
mengubah prestasi bagi waktu yang akan datang bila apa yang diperoleh sekarang
kurang memuaskan atau tidak sesuai sama sekali dengan ekspetasi yang
diharapkan.
Jenis pengendalian melalui umpan balik itu
sendiri dibagi menjadi 2 macam, yang bersifat positif dan negatif:
1. Negatif
Jenis pengendalian ini berarti melakukan
pengendalian dengan cara pemeliharaan supaya dalam prosesnya, sstem berada pada
batasan tertentu. Terkendali sesuai dengan apa yang terdapat dalam prosedur. Dalam
prosesnya, jenis pengendalian umpan balik yang bersifat positif ini biasanya
melibatkan karakteristik, media/alat/sensor untuk bisa mengendalikannya, unit
pengendali, ataupun penggerak yang bertugas dalam pengolahannya.
2. Positif
Pengendalian ini dilakukan dengan cara
menambahkan komponen lain untuk mengatur sistem tersebut dalam pelaksanaannya.
Sehingga hal ini berguna untuk penyesuaian dalam melakukan kegiatan terhadap
sistem tersebut.
Pengendalian untuk sistem informasi secara umpan balik
dalam pelaksanaanya diterapkan sesuai dengan kebijakan yang diambil oleh suatu
perusahaan. Perusahaan juga dapat mengganti atau mengubah standar dari proses
pengendalian tersebut sessai dengann kesepakatan karena organisasi biasanya
mempunyai suatu standar yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan dari
organisasi tersebut.
KESIMPULAN
Sistem
Informasi, sebagai perannya dalam kantor jelas memeliki kepentingan yang sangat
bermanfaat untuk suatu perusahaan. Termasuk dalam proses pengembalian keputusan
yang memang menjadi suatu kegiatan kantor. Perannya sebagai penyedia berbagai
keterangan-keterangan informasi yang dibutuhkan adalah satu keharusan bagi
perusahaan ntuk bisa mengimplementasikannya sesuai dengan keterangan yang
terdapat dalam pembahasan.
Sistem
informasi yang secara sederhana sebagai penyedia infromasi bagi pemakainya
dapat menjadi suatu kebiasaan organisasi yang bersifat formal. Informasi secara
terperinci menjelaskan sistem dalam organisasi mengenai apa saja yang telah
terjadi atau dilakukan pada masa lalu, masa sekarang, dan bahkan bisa untuk
masa yang akan datang berdasarkan beberapa pertimbangan
Penerapan
serta implementasi yang dilakukan terhadap suatu sistem informasi bermaksud
untuk memberikan keteranagan informasi yang dibutuhkan bagi suatu perusahaan,
dan khususnya bagi tingkatan manajemen. Dengan begitu, adanya sistem informasi
dapat menjadikan suatu perusahaan bergerak ke arah yang lebih baik dan bisa mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Chrisyanti, Ira. 2001. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Pustakanya
Dessler, G. 2006. Manajemen Sumber Daya
Manusia Jilid 1. Jakarta: PT.Indeks.
Gibson, J. 2004. Organisasi dan Manjemen. Jakarta: Erlangga
Hills, Philip. 2016. Internasional Journal Of Information Management:
The Journal of information Profesional. Elsevier England: UK.
Mc. Leord Jr, and Scbell. G. 2000. Management Information System. A
Study Of Computer Based Information System. Prentice Hall Inc.
Muditomo. A. 2013. Majalah Bank dan Manajemen: Focus Organization
Structure. Edisi Nomor 130, Jakarta : Cakrawala Baru
Nugraha, D. 2013. Majalah Bank dan Manajemen: Perbaikan Sistem Informasi
Manajemen dan Struktur Organisasi. Mahasiswa Universitas Surabaya, 1-17.
Priansa, D & Garnida, A. 2015. Manajemen Perkantoran Efeketif,
Efisien, dan Profesiona. Bandung:Alfabeda
Rival, V. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Jakarta:
PT. Raja Grafindo Persada.
Sangkala, 2007. Knowladge Management. Jakarta: PT. Raja Grafindo
Persada
Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu
Tobing, P. 2007. Knowledge Management: Konsep, Arsitektur, dan
Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Zainun, B. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Gunung
Agung
